Checkliste für Verwaltungen: Haustechnik­-Notfälle im Mehrfamilien­haus

Lesezeit etwa 14 Minuten · Stand 17. September 2026

Teil 1: Vor dem Notfall

Absperrungen und Schalter kennen und beschriften

• Haupthahn Wasser: Standort im Plan eingezeichnet, vor Ort beschriftet, einmal jährlich von Hauswart oder Fachbetrieb von Hand betätigt, damit er nicht festsitzt. Alte Schieber nie mit Werkzeug oder Gewalt bewegen, sie brechen ab oder beginnen zu tropfen; geht es nicht von Hand, ist es ein Auftrag für den Sanitär-Fachbetrieb.
• Absperrventile pro Steigleitung und pro Wohnung: beschriftet, Zuordnung zu den Wohnungen im Plan.
• Hauptschalter Strom und Verteilungen: beschriftet, Schemas aktuell, Zugang nicht verstellt.
• Boiler und Warmwasserzentrale: Absperrung und Sicherung bekannt.
• Rückstauklappen und Hebeanlagen: Standort bekannt, Wartungsintervall festgelegt.

Kontaktliste, die im Notfall funktioniert

Hauswart, Verwaltung mit Pikettnummer, Sanitär-, Elektro- und Netzwerkbetrieb, Netzbetreiber, Versicherung. Als Aushang im Technikraum und im Treppenhaus, nicht nur im Intranet. Mit WintiService reduziert sich der Aushang auf eine Nummer für drei Gewerke: +41 76 329 84 08, WhatsApp mit Foto bevorzugt.

Intervalle statt Notfälle

• Grundleitungen regelmässig spülen; als Erfahrungswert haben sich in älteren Häusern zwei bis drei Jahre bewährt, bei Gastronomie im Haus häufiger. Massgebend ist der Befund der ersten Kamerabefahrung, die Sie als Nullmessung ablegen.
• Boiler-Service mit Entkalkung und Kontrolle der Opferanode regelmässig terminieren; das Intervall richtet sich nach Wasserhärte und Anlage und wird beim Service vom Fachbetrieb festgelegt. Den Ersatz planen Sie anhand von Baujahr und Anodenbefund, statt auf den Schaden zu warten.
• Periodische elektrische Kontrolle im vorgeschriebenen Rhythmus terminieren; Mängel innert Frist beheben.
• Rückstauklappen und Hebeanlagen jährlich prüfen, vor der Starkregensaison.
• Aussenleitungen im Herbst entleeren, Gartenanschlüsse abstellen.
• Waschküche: Zulaufschläuche und Siphons alle paar Jahre ersetzen.

Jahresplan pro Liegenschaft

Intervalle nützen wenig, solange niemand weiss, in welchem Monat sie fällig werden. Legen Sie pro Liegenschaft ein einfaches Raster an: Zeitpunkt, Aufgabe, zuständige Person, Datum der letzten Ausführung. Das Raster passt auf eine Seite und beantwortet im Januar die Frage, welche Haustechnik-Termine dieses Jahr in den Kalender gehören und wer sie auslöst.

Terminlich gebundene Punkte tragen Sie nicht in ein Monatsfeld ein, sondern mit dem Datum aus dem Schreiben, das Sie erhalten haben. Alles andere darf im Jahr wandern, solange es einmal passiert und das Ausführungsdatum nachher in der Tabelle steht.

Periodische Elektrokontrolle und der Sicherheitsnachweis

Für reine Wohninstallationen gilt nach der Niederspannungs-Installationsverordnung eine Kontrollperiode von zwanzig Jahren. Gewerbeflächen, Einstellhallen oder Spezialanlagen im selben Haus können kürzere Perioden haben; massgebend ist das Schreiben des Netzbetreibers. Dieser fordert die Eigentümerschaft mindestens sechs Monate vor Ablauf der Periode schriftlich auf, den Sicherheitsnachweis einzureichen.

Der Sicherheitsnachweis, kurz SiNa, ist das Dokument, mit dem ein unabhängiges Kontrollorgan bestätigt, dass die Installation kontrolliert und mängelfrei ist. Wer die Anlage geplant, gebaut, geändert oder gewartet hat, darf dieselbe Anlage nicht kontrollieren, und wer kontrolliert, behebt die Mängel nicht selbst. Planen Sie deshalb zwei Schritte ein: zuerst die Kontrolle durch das Kontrollorgan, danach die Mängelbehebung durch einen Installationsbetrieb innert der gesetzten Frist, dann das Einreichen des Nachweises.

Legen Sie den SiNa mit Ausstellungsdatum und dem Jahr der nächsten Fälligkeit ins Objektdossier, damit der Termin nicht erst mit dem Mahnschreiben wieder auftaucht.

Grundleitungen: Wo die Verantwortung endet, was ein Protokoll enthalten muss

Die Entwässerung der Liegenschaft gehört der Eigentümerschaft bis zum Anschluss an die öffentliche Kanalisation, also in der Regel inklusive Kontrollschacht, Grundleitungen und Hebeanlage. Wo die Grenze zum öffentlichen Netz bei Ihrer Liegenschaft genau verläuft, sagt Ihnen die Gemeinde. Die Anlage muss nach Gewässerschutzgesetz bestimmungsgemäss betrieben und unterhalten werden; die Gemeinde ist die zuständige Stelle und verlangt je nach Reglement eine Zustandserfassung.

Machen Sie deshalb nicht das Intervall zum Massstab, sondern den Befund. Eine Kamerabefahrung lohnt sich nach der ersten Spülung als Nullaufnahme, bei wiederholten Verstopfungen am gleichen Strang, nach Rückstau im Untergeschoss, vor einem Umbau und immer, bevor Sie über eine Sanierung entscheiden.

Verlangen Sie vom Betrieb ein Protokoll mit Videoaufnahme, Einzelbildern der Schadstellen, Metermass und einer Lageskizze, nicht nur die Rechnung mit dem Vermerk gespült. Halten Sie das Ergebnis mit Datum im Dossier fest, damit die nächste Verwaltung oder der nächste Betrieb weiss, was schon bekannt ist. Wie eine Spülung und eine Befahrung ablaufen, steht auf der Seite Rohrreinigung Winterthur.

Warmwasser und Legionellenprophylaxe

Legionellen vermehren sich im lauwarmen Bereich. Entscheidend sind deshalb nicht nur der Speicher, sondern vor allem die Verteilung, die Zirkulation und selten benutzte Entnahmestellen. Die Richtwerte für Speicher- und Verteiltemperatur stehen in der Norm SIA 385/1 und in der SVGW-Richtlinie W3 mit der Ergänzung E3. Welche Werte für Ihre Anlage gelten, legt die Sanitärplanung oder der ausführende Betrieb fest, nicht die Verwaltung.

Die früher übliche Legionellenschaltung, also das periodische Aufheizen des Speichers, gilt heute nicht mehr als Ersatz für eine sauber ausgelegte Anlage; was für Ihren Speicher richtig ist, entscheidet die Sanitärplanung oder der ausführende Betrieb anhand der geltenden Norm. Es zählen durchgehende Temperaturen, kurze Stichleitungen und regelmässiger Wasserwechsel. Organisatorisch können Sie dazu beitragen: leerstehende Wohnungen und wenig genutzte Duschen regelmässig durchspülen lassen, nach längerem Leerstand vor dem Erstbezug spülen, und bei Umbau oder Boilerersatz die Zirkulation und tote Leitungsstränge mitplanen.

Eingriffe an Thermostat, Mischer oder Zirkulation gehören zur Fachperson. Zu tiefe Werte erzeugen ein Hygieneproblem, zu hohe ein Verbrühungsrisiko. Senken Sie die Boilertemperatur deshalb nicht zum Energiesparen ab, ohne dass jemand die Anlage angeschaut hat.

Information an die Mieterschaft

Ein einseitiges Merkblatt in jeder Wohnung: Wo ist mein Absperrventil, was tue ich bei Wasser, Strom, Internet, wen rufe ich an, und wann gilt statt der Verwaltungsnummer der Notruf 118 oder 144. Das spart Ihnen nächtliche Anrufe und begrenzt Schäden, bevor jemand vor Ort ist. Die Sofortmassnahmen von der Seite Notfall können Sie dafür übernehmen.

Teil 2: Im Notfall

Zuerst die Frage, ob überhaupt eine Verwaltung zuständig ist oder ein Notruf: Bei Feuer, Rauch, Brandgeruch aus einem Verteiler, Gasgeruch oder Wasser, das in die Elektroinstallation läuft, rufen die Leute vor Ort die Feuerwehr 118, bevor sie irgendetwas anderes tun. Ist jemand verletzt oder hat einen Stromschlag bekommen, gilt 144. Erst wenn Personen sicher sind, geht es um Absperren, Betrieb bestellen und Dokumentieren.

1. Meldung aufnehmen

   Liegenschaft, Wohnung, Ansprechperson, Telefonnummer vor Ort, was passiert ist, seit wann, was schon unternommen wurde. Foto anfordern.

2. Sofort­massnahmen anleiten

   Haupthahn oder Absperrventil schliessen, Nachbarn informieren, Wasser aufnehmen. Am Telefon, bevor irgendjemand losfährt. Strom nur, wenn es gefahrlos geht: eine Sicherung ausschalten darf die Person nur, wenn der Verteiler trocken und ohne Hilfsmittel erreichbar ist. Steht Wasser im Verteiler, tropft es in Leuchten oder Steckdosen oder riecht es nach Schmoren, gilt: nichts berühren, Raum verlassen, Feuerwehr 118.

3. Fachbetrieb bestellen

   Eine Nummer, ein Ansprechpartner: Sie melden, WintiService vermittelt den passenden Betrieb, der die Mieterschaft direkt für den Zutritt kontaktiert. Anfahrt pauschal CHF 80.–.

4. Dokumentieren und melden

   Fotos, Bericht des Betriebs, Rechnung. Meldung an die Versicherung, Information an Eigentümerschaft und betroffene Mieter.

5. Ursache beheben, nicht nur den Schaden

   Wenn der dritte Rohrbruch am selben Strang war, ist die Sanierung fällig. Der Bericht des Betriebs liefert die Grundlage für den Entscheid.

Eine Störungsmeldung, die ohne Rückfrage bearbeitet werden kann

Viele Verzögerungen entstehen nicht beim Betrieb, sondern zwischen Meldung und Zutritt. Melden Sie deshalb alles in einer einzigen Nachricht:

• Adresse mit Stockwerk und Wohnungsbezeichnung.
• Name und Handynummer der Person, die vor Ort öffnet.
• Was passiert ist, seit wann, und was bereits abgestellt oder ausgeschaltet wurde.
• Ob Wasser noch läuft und ob Nachbarwohnungen betroffen sind.
• Zutritt im Klartext: Schlüsselkasten, Hauswart, Mieterschaft anwesend ab wann, oder Wohnung leer.
• Rechnungsadresse sowie Objekt- oder Auftragsnummer der Verwaltung.
• Ob der Betrieb bis zu einem bestimmten Umfang direkt ausführen darf oder zuerst eine Offerte stellen soll.

Ein Foto oder ein kurzes Video ersetzt drei Sätze Beschreibung, bei Elektro zusätzlich ein Bild des geschlossenen Verteilers mit den Sicherungen, ohne dass jemand eine Abdeckung öffnet. Bei WintiService geht das per WhatsApp mit Foto jederzeit, telefonisch täglich von 11 bis 21 Uhr. Die Anfahrt ist pauschal CHF 80.–, den Stundenansatz oder die Offerte nennt Ihnen der ausführende Betrieb vorher.

Teil 3: Nach dem Notfall

• Trocknung überwachen: Messprotokolle der Trocknungsfirma ablegen, Schimmelrisiko ernst nehmen.
• Elektroinstallation im betroffenen Bereich prüfen lassen, bevor sie wieder in Betrieb geht.
• Ursache im Objektdossier vermerken: Material, Alter, Standort der Leitung.
• Sanierungsbedarf in die Mehrjahresplanung aufnehmen, Offerte einholen.
• Merkblatt und Kontaktliste aktualisieren, falls sich etwas geändert hat.

Vorlage: Notfallblatt pro Liegenschaft

Objektdossier: die Unterlagen, die Eigentümerschaft und Versicherung verlangen

Dokumentieren allein genügt nicht, es muss auffindbar sein. Pro Liegenschaft gehören ins Dossier:

• Elektroschema und der letzte Sicherheitsnachweis mit Datum und nächster Fälligkeit.
• Sanitärpläne mit Steigzonen und Absperrungen.
• Kanalisationsplan der Liegenschaftsentwässerung, dazu Spül- und Kamerabefahrungsprotokolle.
• Serviceberichte von Boiler, Heizung, Hebeanlage und Rückstauklappe.
• Baujahr und Datum der letzten Erneuerung pro Gewerk.
• Fotos vor und nach grösseren Arbeiten.
• Versicherungsangaben mit Policennummer und Meldeweg.

Wichtig für den Kanton Zürich: Die Gebäudeversicherung Kanton Zürich deckt Feuer- und Elementarschäden. Schäden aus gebrochenen Leitungen oder Rückstau aus der Kanalisation gehören nicht dazu, sie laufen über eine separate private Gebäudewasserversicherung. Prüfen Sie deshalb vor dem Schadenfall, welche Police welchen Fall abdeckt und an welche Stelle gemeldet wird. Auskunft geben die Police selbst, Ihre Versicherung und die GVZ, nicht der ausführende Betrieb. Halten Sie im Notfallblatt beide Meldewege fest, damit nachts niemand die falsche Nummer sucht. Was bei einem Wasserschaden sonst noch zählt, steht im Ratgeber Wasserschaden und Versicherung.

Die fünf Fehler, die am meisten kosten

Erstens: niemand weiss, wo der Haupthahn ist. In der Nacht sucht die Mieterschaft mit dem Handylicht im Keller, während das Wasser läuft. Ein beschrifteter Plan im Treppenhaus und ein Merkblatt in jeder Wohnung lösen das mit wenig Aufwand.

Zweitens: Absperrventile, die festsitzen. Ein Ventil, das zwanzig Jahre nicht bewegt wurde, lässt sich im Ernstfall nicht mehr drehen oder bricht ab. Einmal jährlich alle Absperrungen von Hand betätigen gehört in den Wartungsplan, so wie die übrigen wiederkehrenden Kontrollen am Gebäude. Lässt sich eine Absperrung nicht von Hand bewegen, bleibt sie, wie sie ist, und der Sanitär-Fachbetrieb schaut sie an.

Drittens: reinigen statt sanieren. Wenn dieselbe Grundleitung jedes Jahr verstopft, ist die Reinigung keine Lösung, sondern eine Rate. Eine Kamerabefahrung zeigt Ihnen, ob Wurzeln, ein Muffenversatz oder ein Gegengefälle die Ursache sind, bevor Sie über eine Sanierung entscheiden.

Viertens: Elektrokontrollen auf den letzten Drücker. Wer den Kontrollbericht liegen lässt, bekommt Fristen, Mahnungen und am Ende Arbeiten unter Zeitdruck. Wer die Mängel gebündelt in einem Einsatz beheben lässt, braucht weniger Einsätze, weniger Ankündigungen und weniger Koordination als bei Einzelaufträgen über das Jahr verteilt.

Fünftens: keine Dokumentation. Ohne Fotos, Berichte und Messprotokolle diskutieren Sie mit der Versicherung über Dinge, die niemand mehr beweisen kann. Verlangen Sie bei jedem Einsatz eine kurze Rückmeldung mit Bildern und legen Sie sie zum Objektdossier.

Was in die Mehrjahresplanung gehört

Haustechnik altert planbar. Elektroboiler altern je nach Wasserhärte, Betrieb und Wartung unterschiedlich schnell; wann der Ersatz ansteht, sagt der Fachbetrieb beim Service anhand von Opferanode, Korrosionsbild und Baujahr. Verteilungen ohne Fehlerstromschutz werden bei der periodischen Kontrolle regelmässig beanstandet, was im konkreten Fall verlangt wird, steht im Kontrollbericht. Grundleitungen aus Guss oder Steinzeug erreichen irgendwann das Ende ihrer Lebensdauer. Wer das Baujahr der Liegenschaft und den Zeitpunkt der letzten Erneuerungen im Dossier hat, kann die Investitionen über Jahre verteilen, statt sie als Notfälle zu bezahlen. Eine einfache Tabelle pro Liegenschaft mit Gewerk, Baujahr, letzter Massnahme und geschätzter Restlebensdauer reicht dafür völlig.

Sinnvoll ist auch, Ersatzentscheide an Gelegenheiten zu koppeln. Steht in einer Wohnung der Boiler an, während gleichzeitig das Bad saniert wird, fällt der Ersatz im selben Zug weniger ins Gewicht, weil Zugang und Anschlüsse ohnehin offen sind. Wird eine Wohnung bei Mieterwechsel ohnehin instand gestellt, lassen sich Steckdosen ergänzen, Fehlerstromschutz nachrüsten und die Glasfaserdose setzen, ohne dass jemand doppelt anrücken muss.

Mieterwechsel: die Gelegenheit, in der die Wohnung leer ist

Gehen Sie die leere Wohnung einmal nass und einmal elektrisch durch. Nass: Eckventile unter Lavabo und WC auf Tropfen und Gängigkeit, Spülkasten auf Dauerlauf, Siphons und Ablaufgarnituren, Silikonfugen in Dusche und Wanne, Brauseschlauch, und das Alter der Zulaufschläuche von Waschmaschine und Geschirrspüler. Elektrisch: Wohnungsverteiler und Fehlerstromschutz, Schalter und Steckdosen auf Bruchstellen, Herd- und Backofenanschluss durch eine Fachperson, Rauchwarnmelder falls vorhanden, sowie die Multimedia- und Glasfaserdose.

Was nachgerüstet werden soll, bündeln Sie jetzt in einem Einsatz statt später in drei: zusätzliche Steckdosen, Fehlerstromschutz, Glasfaserdose, Ersatz eines alten Boilers, wenn ohnehin das Bad angefasst wird.

Beim Rückgabetermin gilt zudem, dass die Vermieterseite den Zustand nach Artikel 267a OR bei der Rückgabe prüfen und der Mieterschaft sofort mitteilen muss, wofür sie sie verantwortlich macht; ein reines Zustandsprotokoll ist noch keine Mängelrüge. Was Sie im Einzelfall geltend machen können, sagen Ihnen der Mietvertrag oder eine Rechtsberatung, nicht dieser Ratgeber.

Kommunikation mit der Mieterschaft

Viele Eskalationen entstehen nicht durch den Schaden, sondern durch fehlende Information. Ein kurzer Aushang, wann wer kommt und wie lange es dauert, nimmt den Druck aus der Sache. Bei Arbeiten in bewohnten Wohnungen gehört dazu, wie der Zutritt geregelt ist und ob Wasser oder Strom zeitweise abgestellt werden. Und nach dem Einsatz eine Zeile, was gemacht wurde und was noch folgt. Das kostet ein paar Minuten und erspart eine Reihe von Telefonaten.

Zutritt, Ankündigung und Abstellzeiten

Nach Artikel 257h OR muss die Mieterschaft Arbeiten dulden, die zur Beseitigung von Mängeln oder zur Behebung und Vermeidung von Schäden nötig sind, und die Vermieterseite hat sie rechtzeitig anzukündigen und auf die Interessen der Mieterschaft Rücksicht zu nehmen. Was rechtzeitig im konkreten Fall heisst, klären Mietvertrag oder Rechtsberatung.

Praktisch heisst das: schriftliche Ankündigung mit Datum, Zeitfenster, Dauer, betroffenen Wohnungen und Namen des Betriebs, dazu eine Rückmeldemöglichkeit für Leute, die zu dieser Zeit nicht öffnen können. Bei Abstellungen von Wasser oder Strom nennen Sie Beginn und voraussichtliches Ende, weisen auf Boiler, Aquarien, Kühlgeräte und Homeoffice hin und hängen den Aushang zusätzlich im Treppenhaus auf, nicht nur digital.

Regeln Sie vorher, wer öffnet, wenn niemand zu Hause ist, und halten Sie fest, wo Schlüssel liegen und wer sie herausgeben darf. Nach dem Einsatz genügt eine Zeile im Treppenhaus, was erledigt ist und was noch folgt, dazu ein kurzer Vermerk im Objektdossier.

Sie möchten die Intervalle und Notfallabläufe für Ihre Liegenschaften mit einem Ansprechpartner regeln? Auf der Seite Für Verwaltungen steht, wie die Zusammenarbeit mit WintiService funktioniert.

Dieser Ratgeber ersetzt keine Beurteilung durch eine Fachperson vor Ort. Bei Gefahr für Personen: Notruf 118 / 144.